Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера юридических и физических лиц»
Администрация
муниципального образования сельского поселения «Тунгокоченское » муниципального района «Тунгокоченский район» Забайкальского края
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«30» ноября 2012 г. № 55
с.Тунгокочен
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера юридических и физических лиц»
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации сельского поселения «Тунгокоченское» от 17 июля 2012 г. № 59 «Об установлении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг сельского поселения «Тунгокоченское»» постановляю:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера юридических и физических лиц» согласно приложению.
2. Настоящее решение вступает в силу на следующий день, после дня его официального обнародования.
3. Настоящее решение обнародовать на информационном стенде администрации сельского поселения «Тунгокоченское».
Глава администрации
Сельского поселения
«Тунгокоченское» А.М.Игнатьев
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
сельского поселения
«Тунгокоченское»
от 30 ноября 2012 г № 55
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера юридических и физических лиц»
1.Общие положения
1.1. Предмет регулирования регламента
1.1.Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов социально-правового характера юридических и физических лиц» (далее соответственно Регламент, муниципальная услуга) определяет порядок оказания услуги в муниципальном архиве.
Предметом регулирования Регламента являются правоотношения, связанные с исполнением запросов социально-правового характера юридических и физических лиц (далее - заявители).
Положения настоящего Регламента распространяются на все запросы, в том числе поступившие в электронном виде, от юридических и физических лиц.
1.2.Круг заявителей
заявителями на получение муниципальной услуги являются:
юридические лица;
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1. Сведения о месте нахождения и графике работы органов, предоставляющих муниципальную услугу:
1) почтовый адрес администрации сельского поселения «Тунгокоченское»: 674110, Забайкальский край Тунгокоченский район с.Тунгокочен ул. Центральная, 1а;
2) адрес электронной почты:Tungokochen@yandex.ru
3) сайт органа местного самоуправления: http://сптунгокоченское.тунгокоч.забайкальскийкрай.рф;
4) справочные телефоны / факсы: 8(30264) 2-13-98факс: 8(30264) 2-13-98;
5) режим работы муниципального архива:
|
Дни недели |
Время работы |
Перерыв |
|
понедельник |
с 08-30 до 16-00 |
с 12-00 до 13-00 |
|
вторник |
с 08-30 до 16-00 |
с 12-00 до 13-00 |
|
среда |
с 08-30 до 16-00 |
с 12-00 до 13-00 |
|
четверг |
с 08-30 до 16-00 |
с 12-00 до 13-00 |
|
пятница |
с 08-30 до 16-00 |
с 12-00 до 13-00 |
|
суббота, воскресенье, праздничные дни |
выходные дни |
не приемные дни |
1.3.2. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе ее исполнения предоставляется администрацией сельского поселения «Тунгокоченское» при обращении заявителя непосредственно в администрацию сельского поселения «Тунгокоченское» по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам, в том числе через в государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края» в информационной сети Интернет-http: // www.pgu.e-zab.ru.
1.3.3.Регистрация обращения заявителя о предоставлении информации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется не позднее трех дней со дня поступления запроса.
1.3.4. Информирование при обращении заявителя непосредственно в администрацию сельского поселения «Тунгокоченское» осуществляется ответственным специалистом на рабочем месте в соответствии с графиком работы.
1.3.5. Информирование по телефону осуществляется специалистом администрации сельского поселения «Тунгокоченское» в соответствии с графиком работы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного специалиста, принявшего телефонный звонок, и наименование администрации сельского поселения «Тунгокоченское» . При ответах на телефонные звонки специалист администрации сельского поселения «Тунгокоченское», подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист администрации сельского поселения «Тунгокоченское», осуществляющий информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в администрацию сельского поселения «Тунгокоченское»:
1.3.6.Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или по электронным каналам связи в зависимости от способа обращения заявителя. Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.
1.3.7.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
1.3.8.В помещении администрации сельского поселения «Тунгокоченское» оборудуется информационный уголок, где размещается следующая информация:
1) график работы муниципального архива администрации сельского поселения «Тунгокоченское»
2) фамилия, имя, отчество ответственного специалиста администрации сельского поселения «Тунгокоченское» 3) номер кабинета, где осуществляется информирование и приём документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, фамилия, имя, отчество, должность специалиста администрации сельского поселения «Тунгокоченское» 4) номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты муниципального архива администрации сельского поселения «Тунгокоченское» , адрес портала на сайте;
5) настоящий Регламент.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга по исполнению запросов социально-правового характера юридических и физических лиц.
2.2.Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация сельского поселения «Тунгокоченское» (далее – администрация).
Непосредственными исполнителями муниципальной услуги являются:
специалист администрации по кадрам и работе с гражданами и специалист администрации по бухгалтерскому учету (далее – сотрудники муниципального архива);
Для предоставления муниципальной услуги администрация не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, связанных с обращением в иные государственные органы и организации.
2.3.Результаты предоставления муниципальной услуги
Результатами предоставления муниципальной услуги являются:
-ответ на запрос в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма (далее ответ);
-уведомление о передаче запроса в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу по компетенции;
-отказ в рассмотрении запроса с изложением причин отказа.
2.4.Срок предоставления государственной услуги
2.4.1. Ответ на запрос, в том числе поступивший в электронной форме, дается в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации.
2.4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением запроса, указанный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения.
2.4.3. При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сотрудник муниципального архива в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями (приложение № 4 к Регламенту).
2.4.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя (приложение № 3 к Регламенту).
2.4.5. При получении запроса, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сотрудник муниципального архива вправе оставить обращение без ответа и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
2.4.6. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.4.7. В случае если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями в муниципальный архив и при этом в заявлении не приводятся новые доводы или обстоятельства, сотрудник муниципального архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю.
2.4.8. В случае если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, заявителю в течение семи календарных дней сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в запросе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования
Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; № 1, ст. 1; № 1, ст. 2; № 29, ст. 3671);
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 15.11.2010) «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 2010, № 47, ст. 6033; 1996, № 15, ст. 1768; 2002, № 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549);
Федеральный Закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179; 2011, № 15, ст. 2038);
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. 27.07.2010) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);
Федеральный закон от 27.04.1993 № 4866-1 (ред. от 09.02.2009 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (Российская газета, 1993, № 89; 1995, № 245; 2009, № 25; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970, 2009, № 7, ст. 772);
«Основы законодательства Российской Федерации о культуре», утвержденные Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 № 3612-1 (ред.08.05.2010; Ведомости СНД и ВС РФ, 1992, № 46, ст.2615; (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 26, ст. 3172; 2004, № 35, ст.3607; 2006, № 1, ст. 10; 2006, № 45, ст. 4627; 2007, № 1 (ч. I), ст. 21; 2008, № 30 (ч. II), ст. 3616; 2001, № 1 (ч. I), ст. 2; 2001, № 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, № 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, № 52 (ч.1), ст. 5038);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009);
Решение Совета сельского поселения «Тунгокоченское» от 21.08.2012 г. № 40
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем
2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является направленное в муниципальный архив письменное обращение (далее запрос), оправленное по почте, по электронным каналам связи, в том числе с использованием Портала, а также представленное на личном приеме (Приложение №1к Регламенту).
2.6.2. В заявлении в обязательном порядке указывается:
- наименование муниципального архива, в который направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица;
-наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (если имеется);
- почтовый и/или электронный адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
- интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, тематический перечень);
- дата составления.
2.6.3. В случае необходимости в подтверждение своих доводов к запросу прилагаются соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.4. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения и после консультирования может составить письменное обращение (запрос).
2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, которые заявитель вправе представить
2.7.1. Документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, для предоставления услуги не требуется.
2.8. Запрет на требование от заявителя избыточных документов и информации или осуществления избыточных действий
Муниципальный архив не вправе требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
Муниципальный архив не вправе требовать от заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги отсутствуют.
2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
-отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы
- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию
-отсутствие в запросе наименования юридического лица (для гражданина – фамилии, имени отчество (последнее при наличии)), и почтового адреса, и/или электронного адреса заявителя
- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- запрос не поддается прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в запросе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно направить запрос в муниципальный архив;
Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.
2.11.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги
Для предоставления муниципальной услуги не требуются дополнительные услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги.
2.12. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.13. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги
Дополнительных услуг для предоставления муниципальной услуги не требуется.
2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.15.Срок и порядок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги
Срок регистрации запроса составляет три календарных дня с момента поступления запроса в муниципальный архив.
Запрос регистрируется в журнале регистрации обращений граждан.
2.16. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению информации на стендах
2.16.1. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать комфортное расположение, как заявителя, так и сотрудника муниципального архива.
2.16.2. Вход в здание, в котором располагается муниципальный архив, оборудуется информационной табличкой (вывеской)
2.16.3. Места получения информации о предоставлении муниципальной услуги оборудуются информационными стендами, телефонной связью и копировальной техникой.
2.16.4. Для ожидания заявителями приема, а также для заполнения необходимых для предоставления муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками документов.
2.16.5. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием заявителей, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.
2.16.6. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами или уголками.
2.17. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.17.1. При обращении в муниципальный архив заявитель имеет право:
получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;
получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;
получать муниципальную услугу в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;
представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;
знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну;
получать письменный ответ по существу поставленных в запросе вопросов, за исключением случаев, указанных в настоящем Регламенте, уведомление о переадресации письменного обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействия) должностных лиц муниципального архива в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса.
2.17.2. Сотрудник муниципального архива, ответственный за рассмотрение конкретного запроса:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса, в случае необходимости - с участием заявителя;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей;
уведомляет заявителя о направлении его запроса на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
2.17.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в муниципальный архив являются:
полнота и своевременность ответов на все поставленные в запросе вопросы и принятие необходимых мер в соответствии с законодательством Российской Федерации;
достоверность предоставляемой информации о ходе рассмотрения запроса;
полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запроса;
наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;
удобство и доступность получения заявителями информации о порядке предоставления государственной услуги.
2.18. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
2.18.1. Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте органа местного самоуправления и на Портале государственных и муниципальных услуг.
2.18.2. Обеспечение доступности для копирования и заполнения заявителями в электронной форме запроса и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.18.3. Обеспечение возможности подачи заявителем письменного обращения и иных документов, необходимых для получения государственной услуги, с использованием официального сайта органа местного самоуправления, Портала государственных и муниципальных услуг.
2.18.4. Обеспечение возможности получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.
2.18.5. Обеспечение возможности получения заявителем с использованием официального сайта органа самоуправления, Портала государственных и муниципальных услуг результатов предоставления муниципальной услуги в электронной форме, за исключением случаев, когда такое получение запрещено законодательством Российской Федерации.
2.18.6. Сотрудник(и) муниципального архива, участвующий в рассмотрении обращений, обеспечивает обработку и хранение персональных данных, обратившихся в муниципальный архив заявителей, в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1. Последовательность административных действий при предоставлении государственной услуги
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса;
- направление запроса на рассмотрение по подведомственности;
- рассмотрение запроса специалистом муниципального архива и принятие по нему решения;
- направление ответа на запрос.
Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в Приложении № 8 к Регламенту.
3.2. Прием и регистрация запроса
3.2.1. Поступающие в муниципальный архив запросы принимаются и регистрируются специалистом муниципального архива, что является началом административной процедуры по предоставлению муниципальным архивом муниципальной услуги.
3.2.2. Регистрация запроса осуществляется в течение 3 дней со дня поступления в муниципальный архив.
3.2.3. В целях обеспечения безопасности при работе с поступающими документами они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру, кроме случаев, установленных иными нормативными правовыми актами.
При приеме запросов и документов, связанных с их рассмотрением, поступивших по почте:
проверяется правильность адреса корреспонденции;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма специалистом, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на следующие письма:
- к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
- при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
- в конвертах, в которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сотрудником муниципального архива.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам.
Письма, присланные с нарушением требований оформления адреса, возвращаются на почту не вскрытыми.
3.2.4. Запросы, поступающие в электронной форме, поступившие по электронной почте или через Портал, распечатываются, регистрируются и в дальнейшем с ними ведется работа в установленном пунктами 3.2.1.- 3.2.3. настоящего Регламента порядке.
3.2.5. Регистрация запросов заявителей осуществляется специалистом в журнале регистрации запросов.
3.2.6. Если одновременно поступило несколько запросов одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из запросов.
3.2.7. Повторными считаются запросы, поступившие в муниципальный архив от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
- если со времени подачи первого запроса истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными:
запросы, от одного и того же заявителя, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, при этом в журнале регистрации делается пометка «Повторное».
3.2.8. Запросы заявителей, в которых не указаны для юридического лица название организации, для физического – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), направившего обращение, и почтовый адрес и и/или электронный адрес по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Анонимные запросы не регистрируются и ответы на подобные обращения не даются.
3.3. Направление обращения на рассмотрение по подведомственности
3.3.1. Все запросы, поступившие в муниципальный архив, подлежат обязательному рассмотрению.
3.3.2. В случае ошибочного направления запроса в муниципальный архив, специалист муниципального архива в срок до семи календарных дней с даты регистрации запроса переадресует запрос по компетенции.
3.4. Рассмотрение запроса специалистом муниципального архива и принятие по нему решения
Рассмотрение запроса состоит из:
-анализа запроса;
-подготовки ответа.
3.4.1. При анализе определяется:
а) правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;
б) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
в) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
г) адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
В случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления сведений в архиве, либо нечеткого, неправильно сформулированного запроса, специалист администрации муниципального архива письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями (Приложение № 4 к Регламенту).
3.4.2. По итогам анализа запроса специалист администрации муниципального архива подготавливает проект ответа заявителю.
3.4.2.1. Дает ответ заявителю в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, тематического перечня (Приложение № 2 к регламенту). Вид ответа определяется заявителем. Срок подготовки ответа не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса.
3.4.2.2.При отсутствии запрашиваемых сведений в фондах муниципального архива в течение 7 дней со дня регистрации запроса уведомляет об этом заявителя и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску (Приложения № 5, 6 к регламенту).
3.4.2.3. Дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.4.2.4. На одно обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.
3.4.2.5. Ответственность за своевременное, всестороннее и объе